[เอโคฮุน] ความผิดพลาดในการเขียนอีเมลขาออก

แม้ว่าจะเป็นฝ่ายขาย แต่ผมเองก็ได้รับอีเมลขาออกอยู่บ้างครับ เนื่องจากขายโซลูชันด้านการขาย ผมจึงอาจเป็นเป้าหมายได้ นอกจากโซลูชันด้านการขายแล้ว ผมยังได้รับอีเมลขาออกจากฝ่ายทรัพยากรบุคคล การตลาด และอื่นๆ อีกมากมาย

เนื่องจากผมเองก็เป็นฝ่ายขาย ผมจึงส่งอีเมลขาออกด้วยเช่นกัน ซึ่งเป็นเรื่องที่ยากลำบากมากครับ ไม่เพียงแต่จะต้องคิดว่าจะเขียนเนื้อหาอย่างไร แต่ยังต้องคิดว่าจะหาจุดติดต่อและข้อมูลการติดต่อได้อย่างไร ซึ่งเป็นสิ่งที่ผมกังวลและเป็นอุปสรรคสำคัญที่สุด

เมื่อพบข้อมูลจุดติดต่อแล้ว ขั้นตอนต่อไปที่สำคัญที่สุดก็คือการเขียนเนื้อหา เนื่องจากเป็นงานขายที่ส่งไปให้คนจำนวนมาก จึงมักเกิดความผิดพลาดบ่อยๆ ผมเองก็ยังคงทำผิดพลาดอยู่บ่อยๆ เช่นเดียวกับความผิดพลาดที่นักศึกษาและผู้ที่กำลังเตรียมตัวหางานมักทำ เช่น เมื่อส่งอีเมลไปยังบริษัท A กลับเขียนชื่อบริษัท B หรือเขียนเนื้อหาเกี่ยวกับบริษัท B ลงไป ซึ่งเป็นผลเสียจากการคัดลอกและวาง

นอกจากความผิดพลาดเหล่านี้แล้ว ยังมีบางครั้งที่ผมได้รับอีเมลที่มีข้อผิดพลาดอย่างไม่น่าเชื่อหรือเนื้อหาที่เขียนไม่ดี บางครั้งก็ได้รับอีเมลที่มีเนื้อหาที่ทำให้รู้สึกไม่ดี ต่อไปนี้คือความผิดพลาดบางประการของอีเมลขาออก

1) กรณีที่ไม่ได้ตรวจสอบข้อมูลเป้าหมายอย่างถูกต้อง

ลูกค้าเป้าหมายเป็นบริษัทระดับโลก ให้บริการทั่วโลกแก่ลูกค้าหลายประเทศ การส่งข้อความเกี่ยวกับการเข้าสู่ตลาดโลกให้กับลูกค้าเป้าหมายดังกล่าว ยิ่งไปกว่านั้น ยังมีเนื้อหาเกี่ยวกับอุตสาหกรรมที่ไม่ได้ดำเนินการอยู่ด้วย ลูกค้าต้องรู้สึกงุนงงอย่างแน่นอน นั่นคือการกระทำโดยไม่ตรวจสอบธุรกิจของบริษัทอย่างถี่ถ้วน

2) กรณีที่ไม่ได้ตรวจสอบชื่อลูกค้าเป้าหมายอย่างถูกต้อง

บางครั้งก็มีการตรวจสอบชื่อผิดพลาด ตัวอย่างเช่น ในอดีต ผมได้สร้างโปรไฟล์ใน LinkedIn ด้วยชื่อภาษาอังกฤษ Sanghun อาจหมายถึง ‘상훈’ หรือ ‘상헌’ ก็ได้ ในกรณีเช่นนี้ช่วยไม่ได้ แต่ถ้ารู้ชื่อภาษาเกาหลีที่ถูกต้องแล้ว ควรระมัดระวังอย่าให้เกิดความผิดพลาด และหากไม่สามารถแปลหรือระบุชื่อภาษาอังกฤษและเกาหลีของลูกค้าได้อย่างแน่นอน ควรเขียนอีเมลโดยใช้ชื่อที่ตรวจสอบได้จากข้อมูลดิบ

ไม่รู้ว่าคุณทราบข้อมูลของผมได้อย่างไร แต่คุณเขียนชื่อภาษาอังกฤษของผมลงไปในอีเมลที่ส่งมาให้ แต่ชื่อภาษาอังกฤษนั้นไม่ใช่ชื่อภาษาอังกฤษของผม ผมรู้สึกเสียใจที่ยังคงได้รับอีเมลเช่นนี้อยู่

3) กรณีที่ไม่ได้ใช้ประโยคที่เป็นทางการ

เป็นเรื่องของธุรกิจและเป็นคนแปลกหน้าซึ่งไม่ใช่แค่เรื่องมารยาททางธุรกิจ แต่เป็นเรื่องมารยาทระหว่างบุคคล แม้ว่าอาจเป็นกลยุทธ์ที่จะเข้าหาอย่างเป็นกันเอง แต่ถ้าได้รับข้อความที่ไม่เป็นทางการจากคนที่ไม่เคยมีจุดร่วมกันเลย ลูกค้าเป้าหมายอาจรู้สึกสับสน

ตัวอย่างเช่น เมื่อใส่ CTA “คุณว่างเมื่อไหร่ครับ” เป็นเรื่องปกติ แต่ “เราจะนัดพบกันเพื่อพูดคุยกันหน่อยไหมครับ” อาจทำให้ผู้รับรู้สึกสับสนเล็กน้อย อาจจะไม่ใช่เรื่องผิดพลาดมากนัก แต่ถ้าลูกค้ารู้สึกไม่ดี ผลที่ได้ก็ถือว่าเป็นความผิดพลาด เพราะหน้าที่ของฝ่ายขายคือไม่ควรทำให้ลูกค้ารู้สึกไม่ดีแม้แต่น้อย

ผมกำลังเรียนรู้และสรุปความผิดพลาดที่ไม่ใช่สมุดบันทึก ผมเองก็เคยทำผิดพลาดหลายครั้งและยังคงทำผิดพลาดอยู่ ผมจะพยายามเรียนรู้และพัฒนาต่อไปในขณะที่ทำงานขาย