[EkoHun] Błędy w e-mailach wychodzących

Choć jestem handlowcem, również otrzymuję wiadomości e-mail typu outbound. Sprzedając rozwiązania sprzedażowe, sam mogę być celem. Otrzymuję takie wiadomości nie tylko dotyczące rozwiązań sprzedażowych, ale także z zakresu HR, marketingu i wielu innych obszarów.

Jako handlowiec sam wysyłam wiadomości e-mail typu outbound. To naprawdę trudne zadanie. Największym wyzwaniem jest nie tylko to, jak napisać treść, ale również jak znaleźć punkty kontaktowe i uzyskać dane kontaktowe.

Gdy już znajdziemy dane kontaktowe, kluczowe staje się napisanie treści. Ze względu na dużą liczbę wysyłanych wiadomości, błędy zdarzają się często. Ja również wciąż je popełniam. Podobnie jak studenci czy osoby szukające pracy, zdarza mi się wysłać e-mail do firmy A, wpisując nazwę firmy B lub dodając informacje dotyczące firmy B. Jestem ofiarą kopiowania i wklejania.

Oprócz takich błędów, zdarza mi się otrzymywać wiadomości z naprawdę niedorzecznymi pomyłkami lub niedopracowanymi tekstami. Czasami otrzymuję wiadomości o obraźliwej treści. Oto kilka przykładów błędów w wiadomościach e-mail typu outbound.

1) Brak weryfikacji danych odbiorcy

Odbiorca jest firmą globalną. Oferuje usługi globalne dla klientów z wielu krajów. W wiadomości e-mail przedstawiona jest oferta dotycząca wejścia na rynek globalny. Co więcej, wiadomość zawiera informacje dotyczące branży, którą firma nie się zajmuje. Klient nie może być tym nie zaskoczony. Działania podjęto bez należytej weryfikacji działalności firmy.

2) Brak weryfikacji imienia i nazwiska odbiorcy

Czasami dochodzi do pomyłek w imieniu i nazwisku. Na przykład, w przeszłości miałem na LinkedInie profil z angielskim imieniem i nazwiskiem. Sanghun może być "Sang-hun" lub "Sang-heon". W takich sytuacjach nie ma wyjścia. Jednakże, znając poprawne koreańskie imię i nazwisko, nie należy popełniać takich błędów. Ponadto, jeśli nie można jednoznacznie określić angielskiego i koreańskiego imienia i nazwiska, należy użyć imienia i nazwiska z danych źródłowych.

Nie wiem, skąd macie moje dane, ale otrzymaliście ode mnie wiadomość z angielskim imieniem i nazwiskiem, które nie było moim imieniem i nazwiskiem. Byłem zawiedziony, otrzymując takie wiadomości.

3) Brak użycia formalnego języka

To sytuacja biznesowa, w której obie strony się nie znają. To kwestia etykiety biznesowej, a nawet ludzkiej. Może to być strategia nawiązania przyjaznych relacji, ale otrzymanie nieformalnej wiadomości od osoby, z którą nie mieliśmy wcześniej żadnego kontaktu, może zaskoczyć odbiorcę.

Na przykład, wzywając do działania (CTA), zwykle używa się sformułowania: "Kiedy ma Pan/Pani czas?" Jednak sformułowanie "Umówimy się na spotkanie, aby porozmawiać?" może być nieco mylące dla odbiorcy. Niekoniecznie jest to duży błąd. Ale jeśli klient poczuł się nieswojo, to z perspektywy wyniku, można to uznać za błąd. W końcu, zadaniem handlowca jest unikanie jakiegokolwiek urażenia klienta.

Podsumowując moje błędy, uczę się na nich. Sam popełniłem wiele błędów i wciąż je popełniam. Będę nadal się uczyć i rozwijać w swojej pracy jako handlowiec.