[Ecohun] Fouten in uitgaande e-mails

Ook al ben ik in sales werkzaam, ik ontvang zelf ook wel eens outbound e-mails. Aangezien ik salesoplossingen verkoop, kan ik zelf ook het doelwit zijn. Naast salesoplossingen ontvang ik ook regelmatig outbound e-mails van HR, marketing en andere afdelingen.

Omdat ik zelf ook in sales werk, verstuur ik ook outbound e-mails. Het is echt een uitdagend aspect. Niet alleen de vraag hoe ik de inhoud moet formuleren, maar vooral hoe ik contactpunten kan vinden en contactgegevens kan verzamelen, is een grote zorg en een cruciale factor.

Als ik contactgegevens heb gevonden, wordt het opstellen van de inhoud essentieel. Omdat het om saleswerk gaat waarbij veel mensen worden benaderd, komen er vaak fouten voor. Ik maak zelf ook nog steeds regelmatig fouten. Net als veel studenten en sollicitanten maak ik soms de fout om bij het sturen van een e-mail naar bedrijf A, de naam van bedrijf B te gebruiken of informatie over bedrijf B toe te voegen. Ik ben zelf ook het slachtoffer geworden van de nadelen van kopiëren en plakken.

Naast dit soort fouten, ontvang ik ook wel eens echt onzinnige fouten of onhandige teksten. Soms krijg ik zelfs e-mails met een onaangename toon. Hier zijn een paar voorbeelden van fouten in outbound e-mails.

1) De informatie over de doelgroep niet goed geverifieerd

De doelgroep is een wereldwijd opererend bedrijf. Ze bieden wereldwijde diensten aan klanten in verschillende landen. Aan deze doelgroep wordt informatie over toegang tot de wereldmarkt gepresenteerd. Bovendien bevat de inhoud informatie over een sector waarmee ze niet werken. De klant kan hierdoor van zijn stuk worden gebracht. Er is actie ondernomen zonder de bedrijfsvoering van het bedrijf goed te controleren.

2) De naam van de klant niet goed geverifieerd

Soms wordt de naam verkeerd gecontroleerd. In mijn geval had ik bijvoorbeeld vroeger mijn profiel op LinkedIn met een Engelstalige naam. Sanghun kan zowel "Sanghun" als "Sangheon" betekenen. In zulke gevallen is er weinig aan te doen. Maar als ik de juiste Koreaanse naam ken, mag ik geen fouten maken. Bovendien, als ik de Engelse en Koreaanse naam van de klant niet zeker kan vertalen of identificeren, moet ik de e-mail schrijven met de naam die ik in de ruwe gegevens heb gevonden.

Ik weet niet hoe ze aan mijn gegevens zijn gekomen, maar ze hebben me een e-mail gestuurd met een Engelse naam die niet mijn Engelse naam was. Het was jammer dat ik steeds weer zulke e-mails bleef ontvangen.

3) Geen formele taalgebruik

Het is een zakelijke situatie en we kennen elkaar niet. Dit gaat verder dan zakelijke etiquette, het heeft te maken met fatsoen tussen mensen. Het kan een strategie zijn om op een vriendelijke manier te benaderen, maar als je een iets minder formele zin krijgt van iemand die je nergens anders hebt ontmoet, kan dit de doelgroep van zijn stuk brengen.

Bijvoorbeeld, bij het toevoegen van een CTA, is "Wanneer heeft u tijd?" gebruikelijk. Maar "Zullen we een afspraak maken om te praten?" kan de ontvanger in verwarring brengen. Het is misschien niet heel verkeerd, maar als de klant zich ongemakkelijk voelt, is het uiteindelijk een fout. Het is tenslotte het lot van een verkoper om de klant niet te beledigen.

Ik leer van mijn fouten en leg ze vast. Ik heb zelf veel fouten gemaakt en maak er nog steeds. Ik zal blijven leren en groeien door mijn ervaring in sales.