[Ecohun] Hibás kimenő e-mailek

Bár én is értékesítő vagyok, néha én is kapok kimenő (outbound) e-maileket. Mivel értékesítési megoldásokat árulunk, én is célpont lehet. Nem csak értékesítési megoldásokat, hanem HR, marketing és más kimenő e-maileket is kapok.

Mivel én is értékesítő vagyok, küldök kimenő e-maileket. Ez nagyon nehéz feladat. Nemcsak az a kérdés, hogy hogyan kell megfogalmazni a tartalmat, hanem az is, hogy hogyan lehet megtalálni a kapcsolattartó pontokat és hogyan lehet megszerezni a kapcsolati információkat. Ez a legnagyobb gondom és kihívást jelentő feladatom.

Ha megtaláltam a kapcsolattartó pont információit, a tartalom megfogalmazása lesz a legfontosabb. Mivel nagyon sok embernek küldünk e-maileket, gyakran fordulnak elő hibák. Én is gyakran hibázok. Akárcsak a diákok vagy a pályakezdők, én is elkövetem azt a hibát, hogy az A cégnek szánt e-mailbe a B cég nevét írom, vagy a B céggel kapcsolatos tartalmat küldök. A másolás-beillesztés csapdájába én is beleestem.

Ezen hibákon kívül néha nagyon nevetséges hibákat vagy ügyetlenül megfogalmazott szövegeket kapok. Néha kellemetlen tartalmú e-maileket is kapok. Íme néhány kimenő e-mail hiba.

1) A célpont adatainak helytelen ellenőrzése

A célpiac egy globális vállalat. Több országbeli ügyfeleknek nyújt globális szolgáltatást. Egy ilyen célpiacnak küldünk e-mailt a globális piacra lépésről. Ráadásul a tartalom olyan iparágat is érint, amit nem is kezelnek. Az ügyfél nem lehet másként, mint zavarban. A cég üzleti tevékenységének ellenőrzése nélkül léptek akcióba.

2) A célügyfél nevének helytelen ellenőrzése

Előfordul, hogy rosszul ellenőrizzük a nevet. Például, a múltban angol névvel töltöttem ki a LinkedIn profilomat. A Sanghun lehet "Sanghun" vagy "Sangheon". Ilyen esetekben nincs mit tenni. De ha ismerjük a helyes koreai nevet, akkor nem szabad hibázni. Ha biztosan nem tudjuk a helyes angol és koreai nevet lefordítani, akkor az eredeti adatokban található névvel kell elkészíteni az e-mailt.

Nem tudom, hogyan szerezték meg az adataimat, de angol névvel küldtek nekem e-mailt, ami nem volt a nevem. Szomorú voltam, hogy továbbra is ilyen e-maileket kapok.

3) Udvariatlan mondatok használata

Ez üzleti kapcsolat, és nem ismerjük egymást. Ez túlmegy az üzleti etiketten, ez emberi etikett kérdése. Bár ez egy közeli kapcsolatfelvételi stratégia lehet, ha valakitől, akivel még soha nem voltunk kapcsolatban, kissé udvariatlan megfogalmazású e-mailt kapunk, az zavarba ejtheti a célügyfelet.

Például, ha CTA-t (Call to Action) kell elhelyezni, a "Mikor lenne jó Önnek?" a normális. De a "Találkozzunk egy megbeszélésen?" kissé zavarba ejtheti a címzettet. Nem biztos, hogy nagy hiba, de ha az ügyfél kellemetlenül érzi magát, akkor hibának tekinthető. Végül is az értékesítés küldetése az, hogy ne bántsuk meg az ügyfeleket.

A hibákból tanulok. Én magam is sok hibát követtem el, és még mindig elkövetek hibákat. A jövőben is igyekszem tanulni és fejlődni az értékesítés során szerzett tapasztalatokból.