[एकोहुन] आउटबाउंड ईमेल में हुई गलतियाँ

मैं एक सेल्समैन हूँ, फिर भी मुझे आउटबाउंड ईमेल मिलते हैं। जब मैं सेल्स सॉल्यूशन बेचता हूँ, तो मैं खुद ही एक लक्ष्य बन सकता हूँ। मुझे सेल्स सॉल्यूशन के अलावा एचआर, मार्केटिंग आदि के कई आउटबाउंड ईमेल भी मिलते हैं।

चूँकि मैं भी एक सेल्समैन हूँ, इसलिए मैं आउटबाउंड ईमेल भेजता हूँ। यह वास्तव में एक कठिन काम है। सामग्री कैसे लिखनी है, यह तो एक बात है, लेकिन सबसे बड़ी चुनौती यह है कि संपर्क बिंदु कैसे खोजे जाएं और संपर्क जानकारी कैसे प्राप्त की जाए।

यदि संपर्क बिंदु की जानकारी मिल जाती है, तो अब सामग्री लिखना सबसे महत्वपूर्ण होगा। चूँकि यह इतने सारे लोगों को भेजने का सेल्स काम है, इसलिए अक्सर गलतियाँ होती हैं। मैं खुद भी अभी भी गलतियाँ करता हूँ। जैसे कॉलेज के छात्र और नौकरी की तलाश में युवा अक्सर गलती करते हैं, वैसे ही मैं भी A कंपनी को ईमेल भेजते समय B कंपनी का नाम या B कंपनी से संबंधित सामग्री लिखकर भेज देता हूँ। कॉपी-पेस्ट करने की वजह से मुझे भी इसका नुकसान उठाना पड़ा है।

इस तरह की गलतियों के अलावा, मुझे बहुत ही बेतुकी गलतियाँ या घटिया पाठ सामग्री भी मिलती हैं। कभी-कभी तो मुझे बुरा लगने वाले ईमेल भी मिलते हैं। आउटबाउंड ईमेल में कुछ गलतियाँ हैं।

1) लक्ष्य की जानकारी सही से जांच नहीं की गई

लक्षित ग्राहक एक वैश्विक कंपनी है। यह कई देशों के ग्राहकों को वैश्विक सेवाएँ प्रदान करती है। ऐसे लक्ष्य को वैश्विक बाजार में प्रवेश के बारे में बताया जा रहा है। इसके अलावा, इसमें ऐसे उद्योगों की जानकारी भी शामिल है जिनसे वह काम नहीं करती है। ग्राहक को यह जानकर हैरानी होगी। कंपनी के व्यवसाय की सही जाँच किए बिना ही कार्रवाई की गई है।

2) लक्षित ग्राहक का नाम सही से जांच नहीं किया गया

कभी-कभी नाम गलत तरीके से जांचा जाता है। उदाहरण के लिए, मैंने अतीत में अपने लिंक्डइन प्रोफाइल में अंग्रेजी में अपना नाम लिखा था। Sanghun ‘संगहुन’ या ‘संगहन’ हो सकता है। ऐसे में कुछ नहीं किया जा सकता है। हालाँकि, सही कोरियाई नाम जानने के बाद गलती नहीं करनी चाहिए। इसके अलावा, यदि ग्राहक के अंग्रेजी और कोरियाई नामों का सही अनुवाद या पहचान नहीं हो पाती है, तो ईमेल को कच्चे डेटा में देखे गए नाम से ही लिखना चाहिए।

मुझे नहीं पता कि आपको मेरी जानकारी कैसे मिली, लेकिन आपने मुझे अंग्रेजी में अपना नाम लिखकर ईमेल भेजा, लेकिन वह मेरा अंग्रेजी नाम नहीं था। फिर भी मुझे ऐसे ईमेल मिलते रहे, जिससे मुझे दुःख हुआ।

3) औपचारिक वाक्य का प्रयोग नहीं किया गया

यह एक व्यावसायिक मामला है और हम एक-दूसरे को नहीं जानते हैं। यह व्यावसायिक शिष्टाचार से परे, व्यक्तिगत शिष्टाचार का मामला है। यह एक दोस्ताना तरीके से संपर्क करने की रणनीति हो सकती है, लेकिन किसी ऐसे व्यक्ति को थोड़ा कम औपचारिक वाक्य मिलने पर, जिससे पहले कभी संपर्क नहीं हुआ, ग्राहक हैरान हो सकता है।

उदाहरण के लिए, सीटीए डालते समय, “क्या आप मुझे बता सकते हैं कि आपके लिए कब समय होगा?” सामान्य होगा। लेकिन, “चर्चा करने के लिए मीटिंग करें?” प्राप्तकर्ता को थोड़ा भ्रमित कर सकता है। यह कहना मुश्किल है कि यह बहुत गलत है या नहीं। लेकिन, अगर ग्राहक को अजीब सा महसूस हुआ, तो यह निष्कर्ष निकाला जा सकता है कि यह एक गलती थी। क्योंकि ग्राहकों की भावनाओं को आहत नहीं करना सेल्स का काम है।

मैं अपनी गलतियों से सीख रहा हूँ और उन्हें नोट कर रहा हूँ। मैंने खुद कई गलतियाँ की हैं और अभी भी करता हूँ। मैं सेल्स के अनुभव के साथ सीखता और बढ़ता रहूँगा।